「監査要求」と「訴訟」にさらされるライセンス違反リスク・・・。専門ノウハウ／人的リソース不足の中、ソフトウェア利用実態を“正確に把握”するには？ 電子機器製造業N社（従業員数：550名）
解決策
インベントリ情報の自動収集によるソフトウェア利用状況の正確な把握により、棚卸工数を2週間→数日に短縮
4,500種もの利用約款を収録した独自の辞書機能により、専門ノウハウ不要でソフトウェアライセンスの高精度な突合を実現
監査要求に十分に対応できる、実効性の高いライセンス管理を実現でき、違法コピーリスクの撲滅と訴訟解決に成功
ソフトウェアライセンス管理の課題解決に向けて、情報収集を続けていた情報システム課のK氏らは、関連会社からの勧めで参加したとあるPC管理者の集いで、実効性の高いライセンス管理ソリューションを知ります。
「専門ノウハウもマンパワーも不要」で「複雑なライセンス体系に適応した100%管理」を可能とするという特長に強く興味を持ったK氏は、さっそく製品評価を実施するために、当該ソリューションのトライアル導入を申し込みました。
専門ノウハウ・人的リソース不要で、正確なソフトウェア管理が“自動で”実現できる！？
4,500種類におよぶ独自の「ライセンス約款辞書」で、専門知識は不要に
製品の検証にあたってまず重視したのは、専門知識がない担当者でも複雑なライセンス管理が行えるか、という点でした。
K氏はとある部門の数十台のPCを対象に、試験的にソフトウェアの集計を実施しました。混在する複数のライセンス体系は過不足集計の大きな障壁となっていましたが、当該ソリューションには4,500種類もの独自の「ライセンス約款辞書」が搭載されており、これをもとにツールが自動的に契約状況を判断・集計。その際、「ソフトウェア名称」や「ライセンス体系」、「ユーザ名」などは収集したインベントリ情報から自動変換されるため、担当者が「EXEファイル」をいちいち読み解く必要はありません。
「いとも簡単に集計作業が完了したときは驚きましたね。約款を確認しながらライセンスを割り振ったりファイル名を修正したりする必要がないので、ライセンス知識がない担当者でも、正確なソフトウェア管理が行えます」（前出K氏）
そして集計の結果、不正にソフトウェアをインストールしている可能性のあるマシン、および利用者を特定することができました。
「利用メンバーを特定できるので、利用計画を立てた厳密なライセンス管理が可能になりました」（前出K氏）
自動収集される正確なインベントリ情報で管理者の負担を軽減
こうしたスムーズな集計を支えるのが、正確な情報収集機能です。当該ソリューションは全社のインベントリ情報を複数の手段で自動的に漏れなく収集。すべてのPCのインストール済みソフトウェアを容易に把握できます。
「クライアント側の個別操作は必要なく、社内ネットワークに接続されていないスタンドアロンPCやモバイルPCにも対応しているため、全社レベルでの漏れのない情報収集が実現しました。担当者がいちいち現場に飛んでインストール情報を確認しなくても済むため、工数をかけず正確な「ライセンス管理台帳」を作成できると期待が持てました」（前出K氏）
加えて、「禁止ソフトウェアの起動制御」、「不審PCのネットワーク遮断」、「クライアントPCの直接操作」、「ソフトウェアの遠隔配布」などのさまざまな運用サポート機能によって、管理者の日常業務も大幅に削減できると考えられました。
監査要求にも難なく耐えられる仕組みを構築、棚卸期間は2週間→数日に短縮！
こうして詳細な検証を行った後、同社はこの正確な過不足集計を実現できるライセンス管理ソリューションの正式採用を決定。全社内の「PC」と「ソフトウェアライセンス」をすべて紐付けることで、ソフトウェアライセンスの所有状況や各PCへのインストール状況、稼動状況を正確に把握。ソフトウェアライセンスの“見える化”を実現しました。
「違法コピーリスクは事実上なくなりましたし、大手ベンダの定期的な監査に万全の対応ができるようになりました。また、数年来抱えていた訴訟も、実効性の高いライセンス管理の仕組みを構築したことで管理台帳の正当性を主張でき、和解にこぎ着けることができました」（前出K氏）
加えて、正確なライセンス管理は、棚卸業務の改善にも大きく貢献しました。
「これまでは、利用実態から乖離した台帳の修正のために多くの工数と時間を浪費し、担当者総出で2週間以上かかっていました。ところが、精度を飛躍的に向上させた上、わずか数日で完了させられるようになりました」（情報システム課M氏）と言います。
今回の導入について、K氏はこう総括します。
「新たなリソースを割くことなく、監査に十分対応できる仕組みを構築でき、内部統制上のさまざまな課題も解決することができました。当社はこれを第一歩と捉え、今後も統合的な情報基盤の整備を継続していきます」
この課題・問題を解決したソリューション
-
厳密なライセンス管理とシステム利用制限を実現。
～セキュリティ統制サイクルの自動化とコスト削減を同時に～