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解決策

情報収集を続けていたJ氏は、「コストも時間もかけずに、正確なライセンス管理を実現するノウハウ」という趣旨に惹かれて、とあるセミナーに参加しました。そこで受けた「会社の実状に合わせ、アカウンタビリティの確保を見据え、必要な対策から順番に行うべき」というアドバイスから、解決の手がかりを見つけることに。

「規格に準拠」するよりも「できるところから段階的に」？専門ノウハウの提案

規格に準拠した管理体制を構築したいが、時間も予算も人的リソースも不足─J氏よりM社の課題をヒアリングした営業担当者は、まず、管理手法が分からぬまま闇雲に規格への準拠を目指すだけでは実効性が薄い上に、コスト浪費につながってしまう点を示唆。その上で、管理はまず自社の実状に合わせてできるところから着手し、ステップを踏んで徐々にレベルを高めていく、“現実的”な体制構築の方法を奨めました。

「担当者さんからは、『ISO/IEC 19770-1』に準拠して取り組みを行った企業が必ずしも実際の効果を感じているわけではないというアドバイスを受けました。これによって、いままで管理について杓子定規に捉えていたことに気付かされました。『ISO/IEC 19770-1』規格の終点は壮大で、アウトソースを含めると大きなコストがかかります。これに対し、最小限の予算で体制構築を始められる点は当社の実状に則していましたし、加えて、営業担当さんからは当社の実状に合わせたさまざまなノウハウを提供していただきました」（J氏）

このノウハウが凝縮されたひとつの形としてJ氏が提案されたのが、4,500種類ものソフトウェア約款を収めた「約款情報辞書」。これがあれば、複雑かつ膨大な各社のライセンス体系に対応するため、時間をかけてシステム担当者が各許諾書を読み解く必要はありません。自社の抱える問題に有効と判断したJ氏は、この約款辞書を搭載したライセンス管理システムの試験導入を申し込むことに。

4,500種類ものソフトウェア約款を収めた「約款情報辞書」で、スムーズかつ正確なライセンス突合が可能に！

同社情報システム部がまず解決すべき課題は、まったくの放置状態であったソフトウェアの利用実態を正確に把握することでした。同社はまず、試験対象としたある部門のソフトウェア購入／インストール状況を「QAW」へ登録。後はツールがソフトウェア情報を定期的に収集することで、インベントリ情報とソフトウェア情報、ライセンス形態、利用ユーザの紐付けと、さらにソフトウェアの「購入・インストール・稼動」の突合までが自動的に実施されるので、ソフトウェアの利用実態が正確に把握できるとともに、高精度で実効性のあるライセンス管理が可能になりました。
しかも、登録作業はツールに実装された「約款情報辞書」を使用し、画面上でチェックしていくだけで完了。

「作業が非常に簡単なので驚きました。『約款情報辞書』には約4,500種類のソフトウェア約款情報が収録されているため、時間をかけて使用許諾契約書を読み解く必要はなく、また登録時の間違いも起きないため、専門の担当者がいなくても管理体制を整備できると確信できました」（前出J氏）

このライセンス管理ツールには「約款辞書」のほかに、ファイル名からソフトウェア名称を判別し変換する「名寄せ辞書」や、その他、情報漏えいにつながる危険性があるため起動を制限すべきソフトウェアのデータベースなどが別に搭載されています。
「ツールを利用していると、『辞書機能』にはさまざまなライセンス管理をはじめ、ソフトウェア管理のノウハウが結実していことが分かりましたよ」（前出J氏）

会社のアカウンタビリティ確保に合わせ“できることから着手”─
低予算でコンプライアンス強化を実現！

こうして、実際の効果を確認したM社は、このライセンス管理ツールの本格採用を決断しました。

導入後ほどなく、期待通り同社は所有ライセンスとソフトウェア利用実態を効率的にマッチングさせることにより、精度の高いソフトウェア資産管理を実現させました。

同社は、その後もIT資産管理業務の改革に向けて、効果が実証済みのさまざまな業務フローやプランに関する提供を受け、コンプライアンス強化とアカウンタビリティ確保に向けて、継続的な管理体制の維持・向上を実施していきました。
今回の導入についてJ氏はこう総括します。

「社内で一からライセンス管理を始めるには大規模な投資が必要と考えていましたが、必要な対策を順番に実行することにより、低予算でコンプライアンス強化を実現することができました。なによりも、当社の実状に合わせた管理手法が理解できたことが大きな成果でした。まだ我々のソフトウェアライセンス管理体制は緒についた段階ですが、段階を踏みながら、“情報セキュリティの維持・向上”や “TCO削減”、さらには“IT投資の全体最適化”のゴールを目指していく意向です」

この課題・問題を解決したソリューション

IT資産管理/ソフトウェアライセンス管理ツール QAW

厳密なライセンス管理とシステム利用制限を実現。
～セキュリティ統制サイクルの自動化とコスト削減を同時に～