PDFによるペーパーレス化は、「使わない」機能のせいで高額？導入コストを85%も削減しつつ、万全なセキュアPDFで業務効率UPへ─。 SIer H社（従業員数：300名）

解決策

解決後の効果・結果

詳細なセキュリティ設定と注釈レビュー機能で、改ざんや情報漏えい防止と業務効率化を両立
主要ソフトの1/5という低コストで、予算を圧迫せずに全台へ導入。85%ものコスト削減効果
全台導入により、ライセンス違反リスクを消滅しつつ真のペーパーレス化を実現

「頭痛の種」を何とかしたい、と考えていたN氏。ある日、懇意の販売代理店との商談の中で、偶然ある情報を耳にしました。「廉価かつ実用的な、常識破りのPDF編集ソフトが出るらしい」・・・？

導入コストを870万円ダウン！約85%もの削減効果で、全社導入を促進！

詳しく話を聞いてみると、そのソフトとはH社でもすでにIT資産管理のソリューションとして導入していた、クオリティ社の新製品であることが分かり、さっそく営業担当へ相談することに。ここでN氏が提案を受けたソフトこそ、新リリースされて間もないPDF作成・変換・編集ツール「Quality Gaaiho PDF Suite」でした。
その一番の特長である価格は、6,980円／本（100クライアントの場合）と主要なPDFソフトの約1/5という低コストさ。しかも、IT資産管理ツール「QAW/QND Plus」のユーザであるH社はさらに20%OFFで導入できることが分かったのです。

「正直、ここまで低コストとは予想していなかったので驚きでした。現状一部のPCで使用しているPDFソフトの全台導入と比較した場合、約870万円のカット、つまり85%ものコスト削減効果が実現できることが分かったのです」（前出N氏）

コスト比較 —H社の場合—

既存の主要PDFソフト 34,800円×300台＝10,440,000円
「Quality Gaaiho PDF Suite」 6,980円×300台＝2,094,000円

さらに、「QAW/QND Plus」ユーザなら・・・
6,980円×300台＝2,094,000円（20%OFF）⇒1,675,200円

こうして、ゆとりある予算で300台ある全PCへの導入を決定しました。

「セキュリティ」と「業務効率化」。異なる要件を、実用的な機能性で実現！

IT投資を考える上で重要なのは、もちろんコスト面ばかりではありません。「Quality Gaaiho PDF Suite」の場合、単に低コストなだけでなく、セキュリティ設定も含めた「ビジネスユースに必要な機能を標準搭載」しており、高い生産性を実現できる点も大きなポイントとなったようです。新たなソフトウェアを導入する場合は、使い勝手に手惑う従業員からの不満が往々にしてありがちですが、「Quality Gaaiho PDF Suite」の場合、使いやすい専用エディタと見やすいインターフェースで初めてのユーザでも直感的に操作できるので、こうした問題は発生しませんでした。

H社の場合、中でも特に重宝したのが万全なセキュリティ対策と、便利な注釈レビュー機能。

「システム仕様書は、当社のノウハウとクライアント様のITインフラのコアに関わる、一級の重要文書です。当然、改ざんや情報漏えいを防止する必要があります。その点、「Quality Gaaiho PDF Suite」なら、ファイル閲覧のみを許可して印刷やコピーは禁止するといった細かなセキュリティ設定が可能なので、安心してクライアント様にもデータ送付できますし、豊富な注釈ツールをはじめ、黒塗り削除や非表示コンテンツの検出といったコントロールで、提出前の社内レビューもかなり効率化することができました」

「Quality Gaaiho PDF Suite」の主な特長

PDF文書の作成・編集「Gaaiho Doc」

・Word感覚で、直接PDF文書の作成や編集が可能
・ファイルの結合やページの抽出、回転など、PDF編集に必要な機能を搭載
・パスワード設定や印刷、コピー制限、電子署名等による安心のセキュリティ対策
・豊富な注釈機能や部分削除など、レビュー作業を効率化する機能を搭載
・PDFファイルからDocファイルへの変換が可能

PDF変換「Gaaiho PDF」

・右クリック変換、ツールバー変換、ダイアログによる複数ファイルの一括変換など、便利で簡単な変換機能

「ライセンス違反リスク」と「印刷コスト」を同時に削減。安心のペーパーレス化へ—

こうして、スマートで生産性の高い業務を確立することに成功したH社。全台に導入したことで、「当初懸念されていた不正コピー使用によるライセンス違反のリスクも、事実上消滅しました」と語るN氏。ひとたび摘発を受ければ、事業継続に大ダメージを与えかねないだけに、ライセンス違反の心配をゼロにできたことはH社にとって大きなリスクヘッジとなったようです。

また、コスト面においても、膨大なコピー用紙を消費していたシステム仕様書や契約書の印刷が事実上不要になったことで、約50%もの用紙代削減に貢献しました。トナーインクの消費量も換算すれば、さらなるコスト削減効果が見込まれています。

まだ導入して間もないH社ですが、従業員からの評判は上々で、社内ニーズとして高まっていた文書電子化を全社的に果たし、安心のペーパーレス環境を実現し、CSR（Corporate Social Responsibility：企業の社会的責任）活動の環境への取り組みに貢献しています。