［Q-NEWS Web］ITインフラ・PC管理者向け IT資産管理の工数を劇的に削減する【課題解決サイト】

背景

OSなどPCの環境に依存しないこと、レイアウトの再現性が高いこと、改ざんされにくいこと、ファイルサイズの最適化ができること、ペーパーレス化による業務効率UPや用紙コスト削減が図れること・・・その数多くのメリットから、電子文書管理における国際標準のフォーマットとなったPDF。WordやExcel形式の見積書を変換したり、契約書のレビューを行うなど、PDF作成・編集ソフトは日常業務に欠かせないツールとなっている。

しかし、ビジネスユースのPDF作成・編集ツールは3～5万／本とたいへん高価で、標準ソフトウェアとして全社導入するには、まだまだコスト面での課題が残されているのだが・・・。

課題・問題

「使わない」機能のせいで高額なPDFソフト。全社ペーパーレス化の障壁に・・・

e-文書法の施行以来、それまで紙による保管が義務づけられていた重要書類の電子保管が認められ、あらゆる企業でペーパーレス化が推進されています。
SIerのH社も、まさにそんな企業のひとつ。電子印鑑の利用による見積書の電子化をはじめ、契約書やシステム仕様書など、一刻も早いPDF作成／編集ツールの全社導入が望まれていました。これらは重要かつ膨大なページ数となる資料だけに、対社外では改ざん防止、対社内ではプレビュー時の簡素化や印刷によるペーパーコスト削減など、PDF切り替えによるメリットは大きいものです。

ところが、その導入に際して大きな壁となったのが、購入ライセンス数の問題です。主だった市販ソフト価格は3～5万円／本。従業員数300名のH社において、すべてのPCへの導入となると躊躇せざるを得ませんでした。同社情報システム部長のN氏はこう語っています。
「多くの市販ソフトはどれも多機能ですが、実際の利用シーンはドキュメントのPDF変換をはじめ、ページ削除やトリミング、墨消し、レビューなど、それほど高度な作業は必要ありません。実際にはほとんど「使わない機能」ならばその分スリム化したいところですが、低コストで探すと今度はビジネスユースでの最低限の機能に欠けてしまい、なかなかちょうどいいソフトは見つかりませんでした」

社内に広まる、「全台導入のニーズ」と「不正コピーによる賠償リスク」・・・

結局、社内中にペーパーレス化や文書電子化を望む声が多いものの、限られたPCにしかPDFソフトを導入できないでいたH社。そこに別の問題が浮上します。それは、「不正コピー」によるライセンス違反のリスク。「不便という理由からいつしか不正コピーが蔓延し、多額の損害賠償金や社会的信用の失墜といった事態に発展した例を耳にするたび、危機感を募らせていました。」と語るのは前出N氏。

コンプライアンスの観点からも、ライセンス管理業務の簡素化のためにも、全社導入が不可欠と感じていたものの、現実問題として高い導入コストに特別予算がつくわけもなく、N氏は頭を抱えていました・・・。